Flexibles Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. So entwickeln Sie eine eigene Strategie.

Viele Gemeinden im Umland von Großstädten freuen sich, weil immer mehr Steuerzahlende mit guten Gehältern aufs Land ziehen. Der Trend ist nicht neu, hat aber in der Pandemie einen Schub erhalten. So mancher hat festgestellt, wie gut mobiles Arbeiten funktioniert und die Chance zur Landflucht genutzt. Das spiegelt sich auf dem Land in drastisch gestiegenen Mieten und Immobilienpreisen wider, Kindergärten und Schulen geraten an ihre Kapazitätsgrenzen.

All das sind Anzeichen, dass sich die Arbeitswelt ändert. Und zwar nachhaltig. Viele Mitarbeiter haben ihr Home-Office liebgewonnen und wollen es nicht mehr so leicht verlassen. Das wird auch nach der Pandemie fortdauern, sagen die Experten des Branchenverbands Bitkom voraus. Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt Microsoft, das in diesem Jahr erstmals den Work Trend Index mit veröffentlicht hat: Nur 30 Prozent der 30.000 weltweiten Teilnehmenden wollen dauerhaft zurück ins Büro.

"One Size fits all" ist Vergangenheit

Hier schält sich schon heraus: Das zukünftige Arbeiten wird viele Facetten haben und sich zunehmend an den individuellen Gegebenheiten der Mitarbeitenden orientieren. Ein Teil der Belegschaft wird gern ins Büro zurückkehren, weil sie Kinder haben und sich dort besser konzentrieren können. Andere wiederum können sich im Home-Office besser konzentrieren, weil sie keine Kinder haben und es dort ruhiger ist als im Büro. Gleiches Argument – völlig anderes Ergebnis.

Aber welche Verteilung sich auch einstellen wird: Die Zukunft gehört dem verteilten oder hybriden Arbeiten. Sich für dieses Szenario zu rüsten, wird für Unternehmen elementar sein. Das neue Arbeiten ist ein Spiel mit vielen Facetten. Ein variabler Mix aus Arbeit im Büro mit Face-to-Face-Kontakten und mobiler Arbeit mit digitalen Kontakten.

Der hybride Arbeitsplatz steht auf vier Säulen

Diese Entwicklung analysiert Microsoft mit einigem Aufwand. Neben dem genannten Work Trend Index wertet das Unternehmen regelmäßig und anonym aus, wie sich seine mehr als 100.000 Mitarbeitenden weltweit ihre Arbeit organisieren.

Daraus hat Microsoft ein Vier-Säulen-Modell abgeleitet, das die wichtigsten Arbeitsfelder für die Entwicklung des hybriden Arbeitsplatzes beschreibt. Das Modell hilft Unternehmen, eine eigene Strategie abzuleiten.

1. Kultur: Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter steht auf dem Prüfstand

Die Pandemie verändert die Erwartungen von Mitarbeitenden und es ist offensichtlich: Die Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden wird neu bewertet. In dieser Situation stellt sich zuallererst die Frage nach der Unternehmenskultur: Was wollen wir erreichen mit unserer Arbeit?

Dieser Frage stellen sich noch wenige Führungskräfte, aber es geht um Vertrauen. Dabei reduziert sich Vertrauen nicht nur auf das Verhalten gegenüber Mitarbeitenden in Meetings. Es geht auch darum, wie konsistent das eigene Handeln ist und wie transparent man kommuniziert.

Solche Dinge berühren auch Remote-Mitarbeiter. Sie wollen wissen: Bekomme ich Rückhalt von einer Führungskraft? Kann ich mit ihr vertrauensvoll reden, ohne dass Informationen verbreitet werden?

Daher müssen Unternehmen, die hybrides Arbeiten forcieren wollen, ihre Kommunikationsprozesse hinterfragen und auf den hybriden Berufsalltag ausrichten.

2. Digitale Kompetenz: Erst fördern, dann fordern

Befähigen Sie Ihre Belegschaft zu neuen digitalen Arbeitsweisen, welche die hybride Teamarbeit stärken. Die Umstellung der betrieblichen Workflows auf die neuen Rahmenbedingungen ist ein Lernprozess. Machen Sie also Ihr Team systematisch mit neuen Arbeitsweisen vertraut.

Bei der Entwicklung einer ergebnisorientierten Teamkultur helfen Trainings von Microsoft und Partnern. Microsoft Viva ist eine Employee Experience Plattform (EXP) und integriert in Microsoft 365 und Microsoft Teams. Sie bindet den Zugang zu Wissen, Lerninhalten und Unternehmensressourcen direkt in tägliche Arbeitsabläufe ein. Für Mitarbeitende bietet Microsoft auch eine Kurzanleitung zum Download, wie sie ihre Präferenzen für einen flexiblen Arbeitsplatz herausfinden.

3. Inklusion: Keiner muss (digital) draußen bleiben

Die Arbeitswelt der Zukunft ist hybrid. Um darin erfolgreich zu sein, brauchen es inklusive Modelle, die Menschen, Orte und Prozesse miteinander verbinden und Teilhabe für alle sicherstellen. Denn in einem Team treffen Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Stärken und sozialer Kompetenz aufeinander. Eine moderne Arbeitswelt fördert Diversität und schafft so die Basis für gemeinsamen Erfolg. Um das kreative Potenzial der Mitarbeitenden voll ausschöpfen zu können, müssen alle mit ihren individuellen Fertigkeiten, Stärken und Schwächen einbezogen werden.

Microsoft unterstützt Teams dabei, Inhalte, Konversationen und Prozesse für jeden Mitarbeitenden barrierefrei zugänglich und nachvollziehbar zu machen. Das beginnt bei der barrierefreien Dokumentgestaltung in Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Meetings in Microsoft Teams lassen sich barrierefrei planen, sodass alle Mitarbeitenden gleichberechtigt teilnehmen können, egal wie und von wo aus sie arbeiten. Nur so ist die inklusive und integrative Zusammenarbeit zwischen Menschen mit und ohne Behinderungen möglich. Mehr Informationen und Tipps lesen Sie im Ratgeber "Inklusiv arbeiten mit Microsoft 365".

4. Arbeitsplatztechnologie: die nächste Stufe des hybriden Arbeitens

International denken zwei Drittel der Führungskräfte darüber nach, Büroflächen umzugestalten, um sie besser auf hybride Arbeit auszurichten – so der Work Trend Index. In Deutschland sind es rund 57 Prozent.

Das ist auch der richtige Ansatz, immerhin geht es um die nächste Stufe des hybriden Arbeitens. Es war nur der erste Schritt, viele einzelne Teilnehmer in Videomeetings zusammenzuschalten. Jetzt geht es darum, einen Gleichstand in der Kommunikation zu ermöglichen. Egel, ob Mitarbeitende im Büro sitzen, sich in Konferenzräumen treffen oder im Home-Office bleiben – alle sollen in gemeinsamen Meetings die gleichen Möglichkeiten zur Kommunikation erhalten.

Microsoft hat hierfür die Lösung Teams-Räume entwickelt, eine Art Betriebssystem für den Konferenzraum. Mit dieser Besprechungsraumlösung kann jeder von jedem Teilnehmer gesehen und gehört werden und von überall teilnehmen. Das überwindet die Distanz zwischen Mitarbeitenden im Büro auf der einen Seite und Remote-Workern auf der anderen Seite.

In Kombination mit einem Surface Hub 2S sowie System- und Audio-Video-Peripheriegeräten von Partnern wie Yealink, Logitech, Crestron, Polycom, Lenovo und HP werden Videomeetings noch lebendiger und die Grenzen verwischen zunehmend.

Dabei feilen die Microsoft-Entwickler weiter an der Technik. Ein Beispiel: Dank KI werden Teilnehmende aus den Videokacheln ausgeschnitten und an einen Konferenztisch oder in eine Art Auditorium gesetzt. Externe Teilnehmer wiederum erhalten bei Videomeetings eine digitale Präsenz im Raum, während anwesende Personen ihre persönliche Identität behalten und nicht in der Menge untergehen.

Dem hybriden Arbeiten gehört die Zukunft

Viele Unternehmen haben schon einiges ausprobiert in Sachen hybride Arbeitsplatzkonzepte, aber keiner hat eine klare Antwort gefunden. Jedes Unternehmen muss hier den eigenen Weg gehen. Einen guten Einstieg dabei liefert der Discovery Day, eine Veranstaltung rund um hybrides Arbeiten mit Microsoft Teams.

Die Pandemie verändert die Erwartungen von Mitarbeitenden und Kund*innen. Grundlegend sowie auf langfristige Sicht. Um das Neue an der Situation zu analysieren und zu verstehen, hat Microsoft für Führungskräfte dem Leitfaden „Die Komplexität hybrider Arbeitsmodelle gemeinsam bewältigen.“ veröffentlicht, der ohne Anmeldung zum Download bereitsteht.

Neue Arbeitskultur fördern!