Home-Office mit Familie organisieren – nutzt auch dem Unternehmen

Nach Monaten im Home-Office haben viele eine Durststrecke hinter sich - vor allem, wer Kinder im Homeschooling betreuen musste. Auf der anderen Seite genießen viele die neue Nähe zur Familie und freuen sich über gesparte Fahrzeit. "Flexibles Arbeiten hat einen Schub erfahren und wird nach der Pandemie die neue Normalität in der Arbeitswelt prägen" sagt Achim Berg, Präsident des Digitalverbands Bitkom.

Auch für Unternehmen eröffnen sich Chancen durch die neuen digitalen Arbeitsabläufe. Flexible Arbeitsformen erhöhen die Innovationskraft und Produktivität in Unternehmen, erklärt das Expertenteam für die "Arbeitswelt der Zukunft" im Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW). Es lassen sich sogar Innovationsprozesse im Home-Office abbilden.

Das setzt ein effizientes Zeitmanagement im Home-Office voraus. Berufliche und private Aufgaben unter einen zu Hut bringen, ist die größte Herausforderung für die meisten. Vielen fällt es schwer, sich auf das Wesentliche zu fokussieren, Pausen vom Bildschirm einzulegen und sich mit Partnern und Kindern im Homeschooling abzustimmen. Der bislang im Geschäftsalltag übliche Kalender mit Gruppenfunktion reicht nicht aus.

Diese Tools bringen berufliche und private Aufgaben zusammen

Moderne Zeitmanagement-Tools bringen Struktur in den Tagesablauf von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, gleich ob im Home-Office oder am Büroarbeitsplatz. Gute Werkzeuge erlauben es, anstehende Aufgaben nach Prioritäten zu klassifizieren. Komplexe Vorgänge müssen sich in überschaubare Teilaufgaben gliedern lassen und helfen, Pausenzeiten freizuhalten.

Hilfreich ist eine Software, die anstehende Aufgaben und die eigene Präsenz an einem Ort vereint und auch private Termine in der Aufgabenliste zulässt. Hierfür bietet Microsoft mit Microsoft Teams eine webbasierte Plattform zur Teamzusammenarbeit, die Chats, Besprechungen, Dokumente und Aufgaben kombiniert.

Teams führt Microsoft Planner aus Microsoft 365 und Microsoft To Do unter einem Dach zusammen. Der duale Ansatz ist ein Alleinstellungsmerkmal: Microsoft Planner übernimmt die kooperative Aufgabenplanung und speichert Aufgaben innerhalb des Arbeitsteams. Dabei unterstützt Planner Planungsmethoden wie Kanban und Scrum. Persönliche und private Aufgaben, die nicht Teil des Teams sein sollen, organisiert Microsoft To Do. Ein anschauliches Beispiel für die Nutzung von Microsoft Planner zeigt dieses Videotraining.

Um den gesamten Tagesablauf zu strukturieren, bietet Microsoft die Teams Task App, die sich in Microsoft Teams aufrufen lässt. Mit dieser App können Nutzer ihre einzelnen Aufgaben von To Do und Outlook mit ihren Team-Aufgaben aus Planner zusammenführen. In der gemeinsamen Aufgabenansicht geht nichts unter oder gerät in Vergessenheit.

Einmaleins der Aufgabenpriorisierung

Ein wichtiger Faktor beim Zeitmanagement ist die Priorisierung anstehender Aufgaben. Ist die Zeit knapp, bewährt sich eine Einteilung in vier Klassen: An erster Stelle stehen wichtige und dringende Aktivitäten, die aufgrund von Problemen oder Deadlines unverzügliches, konzentriertes Handeln erfordern.

Die zweite Klasse fasst Tätigkeiten zusammen, die zwar grundsätzlich wichtig, allerdings nicht dringend sind. Hierzu gehören Aktivitäten, die langfristig Erfolge bringen. Es lohnt sich, diese Aufgaben zu terminieren und zu erledigen.

Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben gehören zum dritten Prioritätslevel und bedürfen einer relativ zeitnahen Erledigung. Sie lassen sich auf einen freien Tages-Slot legen, auf Folgetage schieben oder an andere delegieren. Weder wichtige noch dringende Aufgaben sind langfristige Aktivitäten mit niedrigster Priorität.

Gut zu wissen, wer gerade zu erreichen ist

Heute sehen viele, wie leicht es war, Kollegeninnen und Kollegen zu den üblichen Bürozeiten von 9 to 5 zu erreichen. Heute können sie tagsüber Auszeiten für die Kinderbetreuung nehmen und dann am Abend produktiv weiterarbeiten. In solchen Zeiten ist es hilfreich zu wissen, ob einer gerade zu erreichen ist. Dank An- und Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams sehen alle, wer für Online-Meetings, Chats und Anrufe erreichbar ist.

Hilfreich ist auch, wenn sich unterwegs mal schnell etwas klären lässt. Microsoft Teams, Planner und To Do sind Cloud-basiert und funktionieren dadurch überall. Benutzer können ihre Aufgaben von einem Tablet oder Smartphone aus organisieren. Somit können sie auch unterwegs kurz zeitkritische Dokumente prüfen oder spontane Fragen aus dem Team beantworten.

Wer Mitarbeitende gut für das flexible Arbeiten aufstellen möchte, achtet auf mobile Arbeitsplätze mit hoher Konnektivität, die ohne Unterbrechung zur Verfügung stehen. Eine Lösung sind die Mobilgeräte Surface Pro, Surface Go, Surface Laptop und Surface Book. Die Surface-Familie zeichnet sich durch leistungsstarke Hardware, lange Akkulaufzeit und ein leuchtstarkes, gut ablesbares Display aus.

Unter dem Strich lohnt es sich für Unternehmen, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office mit Tools oder sogar mit einer Fortbildung zu unterstützen. Gerade CIOs müssen digitale Bildung einfordern, weil sie am meisten profitieren. Besonders, wenn Mitarbeitende lernen, mit einer der wichtigsten Aufgaben umzugehen: dem persönlichen Tagesabschluss. Die Tools zum Aufgabenmanagement helfen, rechtzeitig Feierabend abzuschließen. Dazu halten sie offene Punkte und To-dos für die nächsten Tage fest. Effizient zu arbeiten, bedeutet auch, Überstunden zu vermeiden.