Jetzt testen: Online-Meetings bieten neue Potenziale für Gruppendynamik.

Je intensiver sich Mitarbeitende und Führungskräfte mit der Transformation der modernen Arbeitswelt beschäftigen, desto weniger kommen sie am Format der Teamarbeit vorbei. Kooperatives Arbeiten ist erfahrungsgemäß effektiver als die Arbeit Einzelner: Aufgaben lassen sich nach Fähigkeiten und Talent verteilen, ein gezieltes Feedback steigert die Motivation und unterschiedlichste Individuen können ihr Know-how einbringen. Diversität ist laut einer Studie von McKinsey ein Erfolgsgarant für Arbeitsgruppen, im Gegensatz zu homogenen Teams sprudeln hier Kreativität und Innovation deutlich besser.

Hinzu kommt der regelmäßige Austausch. Die klassische Meeting-Kultur allerdings, das physische Treffen im Büro, wird immer häufiger durch Online-Besprechungen ergänzt oder gar ersetzt, da Teams zunehmend an verteilten Standorten oder im Home-Office sitzen. Das ist für jede Art von Meeting, Status- oder Kreativtreffen eine Herausforderung.

Andererseits werden besonders in kreativen Meetings Fortschritte erwartet. Innovationen, wie die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle oder Produkte, sind für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen essentiell.

Die Frage nach der virtuellen Gruppendynamik

Aktuell treibt Unternehmenslenker immer noch die Sorge, jene teambasierte Innovationsfähigkeit würde leiden, wenn Kollegen ihre Köpfe nicht zusammenstecken können. Sind remote Teams demnach weniger kreativ? Zwangsläufig ist das nicht. Im Gegenteil.

Mit der richtigen Infrastruktur und den passenden Tools finden kreative Köpfe in der virtuellen Welt nicht nur eine Spiegelung klassischer physischer Arbeitsphasen, sondern auch neue Potenziale für ihre Gruppendynamik mit Brainstorming, Feedback-Schleifen und Effizienz.

Die richtigen Tools schaffen die technische Grundlage

"Virtuelle Meetings müssen sich nicht sehr von 'echten' Treffen im Büro unterscheiden", sagt auch Andreas Hennig, Digital Marketing Manager bei Microsoft. Gewohnte Abläufe, die Moderation, das Teilen von Ideen, die interaktive Teilnahme der Teammitglieder am Geschehen - das alles lässt sich digital abbilden. Collaboration-Tools bilden dabei die Basis. 39 Prozent der Befragten einer Deloitte-Studie zum Thema Mitarbeiterpotenziale halten die Einführung von Collaboration-Tools für den wichtigsten Faktor für nachhaltige Remote-Arbeit.

Eine Umgebung für virtuelles kooperatives und kreatives Arbeiten bietet Microsoft Teams. Die Plattform für Teamzusammenarbeit überträgt kreative Meeting-Szenarien auf den digitalen Arbeitsplatz. Microsoft Teams bietet dabei die Struktur, Technologien sowie Tools, um Innovationspotenziale der Teammitglieder voll auszuschöpfen.

Whiteboard und Breakout Rooms statt Flipchart und Gruppenarbeit

Aus Flipchart wird Whiteboard, aus Edding wird der digitale Stift und aus der Gruppenarbeit wird eine Session in "Breakout Rooms" - so könnte man die Umgestaltung in die virtuelle Welt zusammenfassen, die Microsoft Teams ermöglicht.

Das Whiteboard ist als digitale Leinwand die Anlaufstelle für kreative Teambesprechungen. Hierhin lädt etwa der Meeting-Moderator alle Teammitgliedern ein - für einen ersten Überblick. Das kann in Form von eingefügten Bildern, handschriftlichen Notizen oder Grafiken, die direkt auf dem Whiteboard entstehen, sein. Unabhängig davon, ob Mitglieder den Surface Hub oder die Whiteboard-App auf dem Tablet oder Smartphone nutzen, kann das Team weitere Ideen in Echtzeit teilen, PowerPoint-Folien einfügen oder gemeinsam, mit Hilfe des Stifts, Konzepte im wahrsten Sinn skizzieren.

Noch mehr Whiteboard-Funktionalitäten bieten zusätzliche Anwendungen, die sich in Microsoft Teams integrieren lassen. Eine davon ist Miro. Das Kollaboration-Tool erweitert Teams-Funktionen etwa um vordefinierte Templates wie Mindmap oder Product Roadmap, die den Einstieg in remote Meetings erleichtern.

Für zusätzlich fokussierte Arbeit kann sich das Team in Gruppenräume aufteilen, den sogenannten Breakout Rooms, die seit Ende 2020 in Teams verfügbar sind. Die zwischenzeitliche Aufteilung ist sinnvoll, etwa bei Brainstorming Sessions oder Diskussionen in kleineren Arbeitsgruppen. Meeting-Leiter können zwischen den Gruppenräumen hin- und herspringen und alle Teilnehmer jederzeit zum Hauptmeeting zurückholen.

Dort trifft sich das Team dann vielleicht im Zusammen-Modus. Das Feature platziert alle vor den gleichen Hintergrund, sei es die Auditorium-Ansicht, dem Café- oder gar Holodeck-Background. Laut dem Work Trend Index von Microsoft reduzieren einheitliche Szenen Ermüdungserscheinungen und fördern die Konzentration.

Zur zusätzlichen Unterstützung des Teamgeists lässt sich Microsoft Teams um "Eloops" erweitern. Quizz-Spiele, kleine Wettbewerbe oder Gewinnspiele bringen gute Laune in die Gruppe. Eloops macht Spaß - und der erhöht nachweislich die Performance.

Sind digitale Teams sogar die besseren Innovatoren?

Gemäß einer Umfrage des Branchenverbandes Bitkom arbeitet derzeit jeder Vierte ausschließlich im Home-Office. Dreiviertel der Befragten konstatieren dabei, es sei noch Luft nach oben, was so viel heißt wie: Auch nach Pandemie und Lockdown wollen sie digitale Arbeitsweisen beibehalten. Somit muss Innovation aus dem Homeoffice möglich sein, sonst wird es für Unternehmen künftig schwer.

Es spricht nichts dagegen. Im Gegenteil. Hürden wie Zeitzonen und Sprachbarrieren werden überwindbar, globale Echtzeit-Unterstützung durch Wissensträger und diverse Kreativköpfe wird dank Whiteboard und Co. leichter und überhaupt: Das Vorurteil, virtuelle Meetings ließen sich weniger gut steuern als Präsenzveranstaltungen, gehört der Vergangenheit an. Visualisieren und motivieren lässt sich auch virtuell. Lesen Sie, wie Moderatoren jedes Meeting zu einem produktiven Ereignis machen.

Viel wird beim Erfolg von Innovationen im digitalen Raum davon abhängen, ob eine über alle Standorte, im Homeoffice oder im Büro, mobil wie stationär, synchronisierte Infrastruktur etabliert ist. Microsoft mit seinen Hardware- und Software-Komponenten rund um die Teams-Plattform schafft eine solche Umgebung. Derart strukturierte, digitale Arbeitsplätze können die Chance sein, ein modernes Mindset unternehmensweit zu formen und so innovative Prozesse für die Zukunft ganz und gar barrierefrei in Gang zu setzen.