In vielen Unternehmen findet ein Wandel statt: Aus herkömmlichen Konferenzen mit Teilnehmenden an einem Ort werden hybride Meetings. Sie kombinieren das Konzept traditioneller Besprechungen mit virtuellen Online-Meetings. Damit das gelingt, benötigen Unternehmen smarte Meeting-Räume. Doch wie sieht ein solcher Meeting-Raum aus, welche Ausstattung wird benötigt und wer übernimmt die Einrichtung?
Die vier Typen von hybriden Meetings
Legt man die üblichen Rahmenbedingungen vieler Unternehmen zugrunde, haben sich vier Arten von Meetings herauskristallisiert.
Business as usual: Im klassischen Meeting präsentiert zum Beispiel eine Führungskraft aus dem Controlling die Quartalszahlen. Alle Teilnehmenden - ob vor Ort oder auswärts - beteiligen sich nicht aktiv am Vortrag.
Kollaborative Meetings: Sollen die Teilnehmenden hingegen aktiv an einem Workshop beteiligen und unabhängig vom Standort interagieren? Oder sollen sie zusammen etwa ein Vertriebskonzepts erarbeiten? Hier stellt sich die Frage, welche Ausstattung erforderlich ist, damit alle gleichberechtigt teilhaben können.
Kombination aus Präsentation und Kollaboration: Oft werden die beiden erstgenannten Meeting-Szenarien miteinander kombiniert. Zuerst wird etwa eine Marketingkampagne präsentiert, um danach im Team an den Feinschliff zu gehen.
Die hybride Kaffeeküche: Das Socializing wird oft noch vernachlässigt - etwa das morgendliche Treffen in der Kaffeeküche. Ein hybrides Teambuilding bindet Kollegen und Kolleginnen im Homeoffice ein. Dazu trifft man sich etwa um 9 Uhr in einem virtuellen Meeting-Raum und schaltet die Kaffeeküche live dazu. Ohne Teilnahmezwang und ganz ungebunden.
Mit schlechtem Ton und ohne Bild: So sieht es in vielen Meeting-Räumen aus
Für Unternehmen stellt sich nun die spannende Frage: Können wir überhaupt hybride Meetings? Viele können es nicht. Eine große Anzahl der Meeting-Räume sind heute noch nicht mit smarten Geräten ausgestattet, die genau dies ermöglichen.
Diese basieren oft noch auf Medientechnik aus Vor-Pandemie-Zeiten: Hier stand die lokale Präsentation mit Bild und Ton sowie die Steuerung von Lampen und Jalousien im Vordergrund. Externe Teilnehmende ließen sich oft nur telefonisch zuschalten. Sie konnten kaum die Diskussion im Konferenzraum verfolgen und sich auch nicht Gehör verschaffen, weil der Ton so mäßig war.
Auch waren sie nicht live zu sehen im Konferenzraum. Das machte die Meetings unpersönlich. Mimik, Gestik und Tonlage sind für die soziale Ebene enorm wichtig.
Heute können sich Anwesende und zugeschaltete Teilnehmende gleichermaßen digital einbringen. Mit Videosystemen lassen sich alle Vorteile von Präsenz-Meetings auch aus der Distanz nutzen. Damit bieten hybride Meetings einen hohen kommunikativen Wert für Unternehmen.
Die hohe Kunst, hybride Meeting-Räume auszustatten
Um hybride Meetings umzusetzen, ist einmal eine Software-Basis wie Microsoft Teams erforderlich. Hier sind die meisten Unternehmen auf dem Stand der Zeit. Je nach Meeting-Typ empfiehlt sich folgende Hardware-Ausstattung.
Hybrides Business as usual: Sollen alle Teilnehmenden - ob vor Ort oder auswärts - einer klassischen Präsentation folgen, reichen Webcam und Headset. Damit können die aus dem Homeoffice zugeschalteten Kollegen den Stream etwa via Microsoft Teams verfolgen. Für die Teilnehmenden vor Ort ändert sich nichts gegenüber herkömmlichen Meetings.
Kollaborative Meetings: Sollen sich alle Teilnehmenden aktiv an einem Workshop beteiligen? Wer etwa gemeinsam ein Brainstorming durchführen will, muss Tools wie Flipchart, Whiteboard oder Pinnwand digital abbilden können. Dazu eignet sich ein multifunktionales Kollaborations-Tool wie das Microsoft Surface Hub mit Windows als Betriebssystem und Office-Apps. Es bildet Videokonferenzen ab und ermöglicht es Mitarbeitenden, gemeinsam am Whiteboard zu arbeiten. Auch ein darauf abgestimmtes Möbelkonzept ist unabdingbar. Multifunktionale Konferenztische erfassen alle Teilnehmenden im Raum und ein großer Bildschirm bringt die virtuellen Teilnehmer in den Konferenzraum vor Ort hinein. Hinzu kommen ergonomisch hochwertige Konferenzstühle, denn Ziel ist ja, alle Teilnehmer zu aktivieren. All das trägt dazu bei, eine lebendige Gesprächskultur zu entwickeln.
Kombination aus Präsentation und Kollaboration: Hier ist wichtig, dass im Konferenzraum beide Arten von Meetings ohne Umbaumaßnahmen auf Knopfdruck möglich sind. Beim Möbelkonzept sollte die Ausstattung für kollaborative Meeting die Basis sein.
Die hybride Kaffeeküche benötigt ein wenig Planung, ein bisschen Promotion und eine Webcam, die einem virtuellen Meeting zugeschaltet wird. Es darf ruhig etwas hemdsärmelig und dokumentarisch wirken.
Diese Aufzählung verdeutlicht: Die Ansprüche an Meetings werden höher. Es wird mehr Varianten geben und im hybriden Zeitalter werden effektive Meetings zur Herausforderung. Die unterschiedlichen Typen von Meetings bringen auch neue Anforderungen an die Möblierung mit sich: Alle Teilnehmenden sollten direkten Blickkontakt haben und sich bei normaler Lautstärke gut verstehen. Zudem muss sichergestellt sein, dass sie im richtigen Blickwinkel von der Kamera erfasst werden können. Ein Konferenztisch sollte kommunikativ und zugleich funktionell sein, die Stühle ergonomisch und bequem - auch über einen längeren Zeitraum hinweg. In Räumen für kollaborative Meetings sollte auch das Mobiliar möglichst flexibel sein und sich an die Bedürfnisse der Teammitglieder anpassen können.
Eine Bedarfsermittlung führt zum Ziel
Damit ist offensichtlich: Die technischen Anforderungen an hybride Meetings sind hoch. Das gilt besonders, wenn man eine wichtige Regel umsetzen will: Physisch nicht Anwesende dürfen zu keinem Zeitpunkt wie Teilnehmende zweiter Klasse behandelt werden. Alle sollten gleichberechtigt am Meeting teilnehmen können.
Angesichts der zu erwartenden Investitionen bedarf es einer zielgerichteten Planung. Daher sollten Unternehmen zunächst ihren Bedarf an Meeting-Räumen ermitteln, indem sie folgende Fragen klären:
Wie viele Meetings finden am Tag/pro Woche statt?
Wie groß sind die Meetings, wie viele Teilnehmende gibt es?
Hat sich eventuell durch hybride Arbeitsweisen die Anzahl der Teilnehmenden im Meetingraum reduziert?
Welche Arten von Meetings gibt es üblicherweise?
Welche Funktionen/Extras soll es geben?
Es ist unabdingbar, neben dem Gebäudemanagement (falls vorhanden) auch die IT, die Personalabteilung und die Fachabteilungen mit ihren Führungskräften in die Planung einzubeziehen.
Wie wichtig die abteilungsübergreifende Planung ist, zeigt ein Beispiel: Ein Meeting-Raum genügt an einem 8-Stunden-Arbeitstag für vier zeitlich aufeinanderfolgende Meetings mit Vor- und Nachbereitung. Müssen jedoch zwei Meetings am Morgen zum gleichen Zeitpunkt starten, erfordert das schon zwei Meeting-Räume.
Ist der Bedarf für hybride Meetings ermittelt, folgt der Abgleich mit den vorhandenen Ressourcen anhand einer Checkliste:
Haben wir ausreichend Meeting-Räume?
Sind sie ausreichend groß beziehungsweise zu groß?
Wie wird die Verfügbarkeit der Meeting-Räume organisiert?
Gibt es einen Gesamtverantwortlichen?
Welche Abteilungen sind involviert?
Gibt es einen externen Partner?
Wer verwaltet das Budget?
Das leisten Experten für hybride Meeting
Nur wenige Unternehmen haben ausreichend Erfahrung in der Umsetzung moderner Meeting-Räume. Daher ist durchaus zu überlegen, externe Spezialisten einzubeziehen. Doch was müssen sie können? Know-how in AV-Technologie reicht heutzutage nicht mehr aus. Ebenso wichtig sind Expertenwissen für Teams/Teams Rooms und für die Gestaltung der Konferenzräume mit entsprechenden Möbeln.
Ideal ist eine schlüsselfertige und skalierbare Konferenzraumlösung auf Basis von Microsoft Teams Rooms. Sie knüpft an Microsoft Teams an und wird von zertifizierten Partnern von Microsoft angeboten.
Auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt und in Einklang mit Bedarfsanalyse und Ist-Zustand werden dynamische Besprechungsräume mit Teams Rooms geschaffen. Sie bieten Funktionen für die Zusammenarbeit, die es in herkömmlichen Besprechungsräumen nicht gibt. Beispielsweise lässt sich mit Teams Rooms-Geräten das Teamwork mit einem digitalen Whiteboard verbessern. Intelligente Kameras können Personen nachverfolgen, so kann jeder lokale Teilnehmer gesehen werden, unabhängig davon, wo er sich im Raum befindet.
Solche Technologien sorgen nicht nur dafür, dass heute in digitalen Meetings jeder etwas sagen kann. Sie ermuntern die Teilnehmer sogar, mitzumachen. Was für ein Wandel, nur wenige trauern den alten Meetings nach.
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