Trifft sich ein Team online, ist die Zeit kostbar. Sorgen Sie für den Fokus

Online-Meetings können ermüdend sein: Die Konzentration lässt nach, die Augen brennen und irgendwie fühlt man sich selten wirklich präsent. Trotz optimaler technischer Ausstattung bleibt das Treffen nicht immer in guter Erinnerung.

Das kann viele Gründe haben. Aber wenn Sie etwas dagegen tun wollen, fokussieren Sie ihre Bemühungen am besten auf drei Bereiche: die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung. "Dieser Dreisprung ist eine Herausforderung für Moderatoren - aber auch der Schlüssel zu erfolgreichen Meetings", sagt Andreas Hennig, Digital Marketing Manager bei Microsoft. "Wichtig ist, den Blickwinkel zu weiten: Videokonferenzen sind kein singuläres Ereignis, sondern Bestandteil der Teamarbeit. Dazu gehören Know-how, Organisation, Recherche, Produktivität und eine lebendige Teamkultur. In diesem Feld sind Online-Meetings eine Kommunikationsdisziplin, damit ein geografisch verteiltes Team an einer größeren Aufgabe zusammenarbeiten kann".

Teamarbeit und Meeting-Settings optimal verknüpfen

Um Besprechungen in jeder Phase produktiv zu organisieren, braucht es mehr als eine Videokonferenzlösung. Notwendig sind:

• eine Komplettlösung für die Zusammenarbeit, die auch Vor- und Nachbereitung abbildet

• Moderation-Skills, um Online-Meetings produktiv und kurzweilig durchzuführen

• präsente, engagierte Teilnehmer, die sich wahrgenommen fühlen

• integrierte Hardware, die Online-Treffen mit Klang und Visibilität im Büro wie im Homeoffice ausstattet

Microsoft Teams als Zentrale für Teamarbeit

Bei der Collaboration-Plattform Microsoft Teams laufen alle Fäden zur produktiven Arbeit zusammen. Organisatoren können im Vorfeld mit den Teilnehmern kommunizieren oder sie landen Dokumente hoch und teilen schon mal die Besprechungsagenda. Ihnen steht zudem ein umfassendes Setup bei der Konzeption der Veranstaltung zur Verfügung. Aktionen wie: "Treten Teilnehmer stumm oder mit offenem Mikro ein?" oder "Warten sie zunächst in der Lobby oder nicht?", können im Vorfeld entschieden werden. Je nach Charakter des Meetings lassen sich außerdem Teilnehmern vor Beginn unterschiedliche Rollen zuweisen.

Bis zum eigentlichen Beginn kann der Moderator die Teilnehmer etwa mit einer Umfrage beschäftigen. So erhält er nicht nur ein erstes Stimmungsbild des Teams, sondern überbrückt die Zeit, die schon vor dem Start an der Konzentration zerrt.

Hat der Organisator die Konferenz aufgezeichnet, lässt sich im Nachgang ein Protokoll transkribieren, oder die Materialsammlung über Teams weiterbearbeiten.

Action hilft gegen Online-Müdigkeit

"Videokonferenzen sind für die Teilnahme da und keine Frontal-Broadcast-Zeitverschwendung", hat IDC in einer Studie zusammengefasst. Sie kam auch zu folgendem Ergebnis: 57 Prozent der befragten Organisatoren verpassen es, die Gruppe zur Interaktion zu motivieren.

Zur wichtigsten Aufgabe des Meeting-Owners während der Online-Besprechung zählt also, die Teilnehmer "bei der Stange zu halten". Nichts ist unproduktiver als eine Gruppe, die den Kontakt zu Team und Thema verliert.

Eine gute Möglichkeit ist der "Zusammen-Modus". Das noch junge Feature in Microsoft Teams erweist sich als Turbo für Teamspirit und Fokus. Hierbei erscheint die Arbeitsgruppe gemeinsam vor einem einheitlichen Hintergrund. 57 Prozent der Deutschen (weltweit 52 Prozent) haben bei dem Modus laut dem Work Trend Index von Microsoft das Gefühl, besser integriert zu sein. Das Team rückt wörtlich enger zusammen, als wenn eine Kollegin unter Palmen sitzt, der andere Kollege vor der New Yorker Skyline. Und: Der Moderator sieht, wenn ein Mitglied die Kamera ausgeschaltet hat oder sich anderweitig ablenkt, und kann ihn zurück ins Boot holen.

Mit unterschiedlichen Blickwinkeln gegen die Müdigkeit arbeitet Dynamic View. Diese Funktion ist ab März 2021 verfügbar und erlaubt es, dass sich der Präsentierende sowie die freigegebene Präsentation dynamisch auf dem Bildschirm anordnen lassen.

Informationen flexibel und barrierefrei austauschen

Wenn demnach alle aufmerksam teilnehmen und sich einbringen möchten, sorgt die "Hand heben"-Funktion für die notwendige Struktur bei der Kommunikation. Denn wer kennt es nicht: Reden alle gleichzeitig, versteht niemand mehr etwas.

Teilt der Moderator das Team zwischenzeitlich noch zum Brainstorming in Kleingruppen auf, sind noch mehr Interaktion und Output zu erwarten. Solche Breakout-Sessions lassen sich mit Breakout Rooms initiieren - und damit wäre die räumliche Flexibilität auch digital abgebildet.

Den Zugang zu Informationen gewährleistet Microsoft Teams über Funktionen wie etwa Untertitel während des Treffens oder Transkription für die Nachbearbeitung. Teilnehmern mit Seh-Einschränkung können zudem Texte vorgelesen werden.

Mit Surface-Hardware mittendrin in der Umgebung

"Wer in einer Videokonferenz soziale Nähe herstellen will, muss überzeugend über die Kamera kommunizieren", sagt die Wirtschaftspsychologin Alexandra Altmann - vorausgesetzt, die Hardware ist gut. Microsoft-Teams-Hardware unterstützt die nahtlose Integration in Team-Meetings, zuhause im Homeoffice sowie im Büro. Und das nicht nur bei der Kamera. Die Surface-Geräte verfügen über erstklassige Audiokomponenten, die in Kombination mit der Unterdrückung von Nebengeräuschen Gespräche glasklar übertragen.

Ist ein Teil der Belegschaft wieder im Büro, muss es auch hier klappen. Für BayWa-CIO Tobias Fausch sind hybride Meetings noch herausfordernder. Denn im Raum könne eine Eigendynamik entstehen, bei der sich Remote-Teilnehmer ausgeschlossen fühlen. Auch hier ist neben einer guten Moderation die Hardware entscheidend, etwa wenn im Büro ein Surface Hub und bei den Teilnehmern weitere Surface-Geräte für die Zusammenarbeit angebunden sind.

Online-Meetings haben ihre Stärken

Das Vorurteil, Moderatoren könnten virtuelle Meetings weniger steuern als Präsenzveranstaltungen, gehört bald der Vergangenheit an. Visualisieren, motivieren und Interaktion fördern sind Dinge, die sich virtuell teilweise noch besser abbilden lassen. So kann der Moderator das Meeting zu einem produktiven Ereignis machen und mehr noch sogar für Innovationsprozesse nutzen. Lesen Sie, wie Online-Meetings neue Potenziale für Gruppendynamik schaffen und was digitale Meetings für die Team-Kultur der Zukunft bedeuten.