Vor Ort oder digital – Hauptsache emotional verbunden

Was vor zwei Jahren noch visionär erschien, gehört heute in vielen Unternehmen zum Alltag: hybride Meetings, die den Veranstaltungsort mit einem digitalen Raum verbinden. Im modernen Arbeitsleben hat man sich an die vielen Vorteile gewöhnt, man spricht heute von hybriden Arbeitsmodellen.

Nun denken immer mehr Unternehmen darüber nach, auch ihre Veranstaltungen hybrid zu organisieren. Diese fanden bislang nur vor Ort oder nur online statt. Herausforderung dabei ist: Wie lassen sich die Teilnehmenden so in hybride Event-Dialoge einbinden, dass sie sich auf Augenhöhe treffen können?

Streaming eines Events trennt die Zuschauer

Reines Streaming ist der konventionelle Ansatz einer hybriden Veranstaltung. Das Geschehen auf der Bühne wird gefilmt und als Live-Stream zur Verfügung gestellt. So wird digital Teilnehmenden nur ein eindimensionaler Blick auf die Ereignisse geboten, wodurch sie sich als Gäste nicht wirklich am Event beteiligen können.

Da hilft es wenig, dass digital Teilnehmende parallel zum Streaming in Portalen oder Breakout-Räumen chatten können. "Event-Streaming wird dem Bedürfnis nach Diskussion und Kollaboration nicht gerecht. Dabei entstehen quasi zwei Events", erläutert Sascha Ackermann, Experience Lead bei Microsoft Deutschland.

Ackermann hat mehr als 20 Jahre lang eine Eventagentur geleitet. Es stört ihn, wenn die Teilnehmenden einer Veranstaltung nur eingeschränkt interagieren können. "Mein Anspruch als Event-Profi ist es, allen Teilnehmenden die gleiche Chance zur Teilhabe zu bieten. Jedes Event sollte ein gemeinsames Erlebnis ermöglichen."

Verzahnung von Broadcasting und Interaktion

Ackermann und sein Team haben zwei wesentliche Punkte identifiziert, die umgesetzt werden müssen, damit alle die gleichen Inhalte sehen: Broadcasting und Interaktion.

Broadcasting: Digital Teilnehmende sollten ein angenehmes und barrierefreies Erlebnis haben. Sie sollten sehen und hören können, was im Veranstaltungsraum passiert - zum Beispiel, wenn jemand aus dem Publikum eine Frage stellt oder wie voll der Raum ist. So entsteht das Gefühl, wirklich vor Ort zu sein.

Dazu sollte das Event in sehr guter Bildqualität und klarem Ton übertragen werden. Nur so lassen sich Mimik und Gestik interpretieren. Ein verständlicher, unverzerrter Ton ermöglicht es, die sprechenden Personen eindeutig zuordnen zu können. "Der Ton macht oft den Unterschied, wenn Veranstaltungen in die digitale Welt übertragen werden", bestätigt Ackermann.

Interaktion: Events müssen allen Beteiligten eine aktive Teilnahme ermöglichen. Daher benötigen Remote-Nutzer Funktionen, um mit dem Präsenzpublikum interagieren zu können, Sie müssen applaudieren, ihre Hand heben und Fragen stellen können.

Ebenso sind die vor Ort Anwesenden auf Sichtbarkeit angewiesen, indem digitale Sprecher zugeschaltet werden. Beides ist bei Videokonferenzen längst Standard - nicht aber bei hybriden Veranstaltungen. Einen Event-Raum, der all das umsetzt, hat Microsoft in seiner Deutschlandzentrale umgesetzt.

Ob vor Ort oder digital: Jeder sitzt in der ersten Reihe

"Hive Munich" nennt Microsoft seinen Raum, der die Reaktionen des anwesenden Publikums digital übersetzt und an die digitalen Zuschauer weitergibt. Besonderheit "dabei: Das Raumkonzept basiert auf der Übertragung als ganz normales Teams-Meeting. Wer digital teilnehmen will, dem seht das bereits vorhandene Tool zur Verfügung.

Der Raum nutzt moderne Technik. "Die Mikrofone sind mit Tracking-Sensoren ausgestattet und die Deckenkameras schwenken mit dem Signal mit", erzählt Ackermann. "Damit fokussiert das Bild automatisch auf Redner sowie auf Gäste, die etwas über das Mikro fragen". Weitere Kameras zeigen das Geschehen auf der Bühne und filmen die Raumtotale.

Um die digital Teilnehmenden im Raum sichtbar zu machen, zeigen große Bildschirme im Veranstaltungsraum, wie viele Personen virtuell teilnehmen und stellen sie mit ihren Avataren dar. Das schafft ein Bewusstsein dafür, wie viele digital Teilnehmende gerade live dabei sind.

Die digitalen Teilnehmenden in den Raum holen

Ein pulsierendes LED-Barometer im Event-Raum macht die Reaktionen der digital Teilnehmenden sichtbar. "Hebt jemand aus dem digitalen Publikum die Hand, um sich zu Wort zu melden, leuchtet eine Lampe im Raum auf und der Moderator kann ihn auf einen großen Bildschirm schalten", erläutert Ackermann.

Umgekehrt erkennt künstliche Intelligenz auch die Reaktionen des Publikums im Raum und übersetzt sie für die entfernten Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Zustimmung oder Applaus. Die optionale Live-Übersetzung von automatisch generierten Untertiteln ermöglicht es jedem Fernteilnehmenden, die Ausgangssprache in seine bevorzugte Sprache zu übersetzen.

Microsoft setzt den Hive-Event-Raum für die alltägliche hybride Zusammenarbeit ein. Gleichzeitig ist The Hive Munich ein offenes Konzept, das als Use Case und Lösungsvorschlag für Unternehmen dient, eine an die eigenen Bedürfnisse angepasste Variante zu implementieren. Der Demoraum kann Unternehmen als Starthilfe für eine eigene Event-Strategie dienen.

Am Event-Raum der Zukunft arbeitet Microsoft schon seit längerem. In diesem Beitrag beschreibt Microsoft, wie es Forschung in Produkte verwandelt. Diese Forschung zahlt sich nun aus. "Gute hybride Events vereinen die Stärken von klassischen Veranstaltungen und Online-Events", versichert Ackermann. Die technologische Umsetzung von The Hive Munich hat Microsoft hier dokumentiert.

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