Wie KMU ihren digitalen Reifegrad schnell und nachhaltig erhöhen

"Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen", soll schon Aristoteles gewusst haben. In welchem Zusammenhang der griechische Philosoph diese Erkenntnis hatte, wissen wir nicht mehr. Dass sie aber auch auf die Beschäftigung von KMU mit digitalen Technologien zutrifft, bestätigt sich jeden Tag aufs Neue.

Ein Grund dafür ist, dass "Digitalisierung" per Definition als etwas gesehen wird, was mit Technik zu tun hat und deshalb von der Technikabteilung des Unternehmens kommen sollte. Genau das ist aber in KMU die Krux: Umfrageergebnissen des vom Bundeswirtschaftsministerium und dem Land Nordrhein-Westfalen geförderten Instituts für Mittelstandsforschung Bonn (IfM Bonn) zufolge beschäftigen lediglich 17 Prozent der KMU in Deutschland Personen mit ausgeprägten IT-Kenntnissen. Dass Deutschland in Bezug auf KMU insgesamt nur leicht unter dem EU-Durchschnitt (18 Prozent) liegt, ist kein Trost: Schließlich helfen die Probleme der anderen nicht, die eigenen zu lösen.

Und die eigenen Probleme sind vielfältig. Denn versucht man sich in Medien und Literatur zum Thema "Digitalisierung" zu informieren, wird es schnell abstrakt und kompliziert: Da geht es direkt um zentral verfügbare Informationen, effizientere Abläufe, verbesserten Kundenservice, Customer Experience, kürzere Time-to-Market, elektronische Rechnungsbearbeitung, KI-basierte Geschäftsmodelle, Kunden-Insights, Produktivitätssteigerungen und vieles mehr.

Vom Schlagwort zur Umsetzung in der Praxis

Beim Lesen klingt vieles davon einleuchtend und nachvollziehbar. Die erste große Hürde ist aber, wenn entschieden werden muss, was die Umsetzung der Empfehlungen für das eigene Unternehmen bedeutet. Noch schwieriger wird es, die passenden Technologien auszuwählen. Und vollkommen stecken bleibt das Vorhaben meist, wenn es darum geht, eine übergeordnete Strategie für die eigenen Digital-Aktivitäten zu entwerfen und die einzelnen, als notwendig identifizierten Ansatzpunkte zu verknüpfen.

Dabei ist "digital sein" in KMU etwas, das sich nicht von oben verordnen und aus der - ohnehin kleinen und mit vielen anderen Aufgaben beschäftigten - IT-Abteilung überstülpen lässt. Selbstverständlich gibt es Aspekte, die technisch anspruchsvoll sind und aufgrund externer Anforderungen umgesetzt werden müssen. Das kann zum Beispiel die EDI-Anbindung an wichtige Kunden sein. Oder der Fernzugriff auf Unternehmensressourcen via VPN für Beschäftigte, die aus dem Homeoffice arbeiten.

Auch eine Maschine mit Sensoren auszustatten oder für die Kundenkommunikation digitale Wege anzubieten, wird als Schritt in diese Richtung gesehen. Einerseits zu Recht. Schließlich wird ein Prozess digital abgebildet oder ein neuer, nur digital möglicher Prozess eingeführt. Andererseits stellen diese Maßnahmen nur begrenzt einen echten Wert dar. Denn es sind Punktlösungen für einzelne, konkrete Aufgaben. Sie bringen jedoch das Unternehmen auf dem Weg zum digitalen Unternehmen nicht voran.

Gemeinsamer Perspektivwechsel mit der Belegschaft

Um wirklich Fortschritte zu machen, hilft ein Perspektivwechsel. Den meisten Unternehmen im Mittelstand ist sehr gut bewusst, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre wichtigste Ressource sind. Ohne ein motiviertes, engagiertes und loyales Team mit langjähriger Erfahrung könnte man sich meist nicht gegen den Wettbewerb behaupten. Warum also nicht zunächst einmal die Beschäftigten fragen, wo sie Ansatzpunkte sehen? Was aus ihrer Sicht automatisiert und digitale effektiver erledigt werden könnte? Wo sie Potenzial für Produktivitätssteigerungen und Effizienzgewinne sehen?

Daniela Todorova, die bei Microsoft Deutschland als Direktorin den Bereich Mittelstandskunden verantwortet, gibt in dem Zusammenhang einen weiteren wichtigen Aspekt zu bedenken. "Auch aufgrund von COVID-19 gab es bereits viele Fortschritte im Mittelstand. Aber es ist spannend zu sehen, warum sich Unternehmen für oder gegen neue Technologien entscheiden. Meiner Erfahrung aus Gesprächen mit Kunden zufolge sind die ganz groß angelegten Pläne und Strategien eher kontraproduktiv. Besser funktioniert es, alle zwei oder drei Jahre gemeinsam mit den Beschäftigten eine praxisnahe Strategieprüfung durchzuführen."

Dabei könne man sich etwa fragen:

• Wo wollen wir hin?

• Was wollen wir machen?

• Welche Art Mitarbeiter wollen wir haben?

• Welche Produkte und Dienstleistungen brauchen wir künftig?

Erst das Ziel definieren, dann das Werkzeug auswählen

Erst wenn diese Punkte geklärt sind, stellt sich Todorova zufolge die Frage, wie moderne Technologien das Erreichen dieser Ziele unterstützen. Es geht als nicht darum, zunächst ein Werkzeug auszuwählen und dann die Einsatzmöglichkeiten zu suchen. Das wäre so, als ob jemand eine leistungsfähige aber teure Bohrmaschine kauft, bevor er seine Wohnung renoviert - und erst anschließend herausfindet, dass vor allem tapeziert und gestrichen werden muss.

"Bei KMU, die erfolgreich digitalisieren, steht am Anfang meistens die Frage: Wie können wir besser zusammenarbeiten? Aber auch die Aufgabe, Mitarbeiter zu halten und für neue Mitarbeiter attraktiv zu sein, ist im Mittelstand enorm wichtig. Schließlich konkurrieren KMU da nicht nur mit den direkten Wettbewerbern, sondern mit allen anderen Firmen im Markt", gibt Todorova zu bedenken.

Fünf "Quick-wins" für den Digitaleinstieg

Ein Vorteil bei den von den Bedürfnissen der Belegschaft ausgehenden Digital-Initiativen ist zudem, dass nach und nach alle im Unternehmen stärker mit moderner Technologie in Berührung kommen, sie immer selbstverständlicher nutzen und weitere Ideen für Verbesserungen entwickeln. "Wer so anfängt, löst Co-Creation aus. Die erste Hürde des Change Managements ist damit schon genommen", fasst Todorova zusammen.

Eine weitere grundsätzliche Entscheidung ist die, ob sich ein Unternehmen einzelne Tools für Spezialaufgaben zusammensuchen und diese dann selbst integrieren soll, oder ob es auf etablierte und bewährte Plattformen setzen soll. Angesichts der knappen IT-Ressourcen ist der Plattform-Ansatz für den Mittelstand sicherlich der geeignetere. Der bringt im Falle von Microsoft noch weitere Vorteile mit sich. Zum Beispiel kann sich damit ein Zero-Trust-Konzept im Mittelstand mit begrenzten Ressourcen umsetzen lassen - denn die erforderlichen Mechanismen und Prozesse - etwa bei der Zugriffssteuerung und der Geräteverwaltung - sind schon mitgedacht und standardmäßig implementiert.

Viele Unternehmen im Mittelstand haben mit Microsoft 365 und Microsoft Teams damit auch schon Erfahrungene sammelt. Bewährte Einstiegspunkte, um den nächsten Digital-Schub in Unternehmen auszulösen, knüpfen daran an - bieten aber zusätzliche Möglichkeiten. Zu nennen sind hier vor allem:

Yammer für effektive Mitarbeiterkommunikation

Planner für schlanke Koordination von AufgabenOneNote für papierlose, flexible SelbstorganisationSharePoint für unternehmensweites WissensmanagementPower Apps und Low Code/No Code für die schnelle und effiziente Prozessvereinfachung

• Yammer für effektive Mitarbeiterkommunikation

• Planner für schlanke Koordination von Aufgaben

• OneNote für papierlose, flexible Selbstorganisation

• SharePoint für unternehmensweites Wissensmanagement

• Power Apps und Low Code/No Code für die schnelle und effiziente Prozessvereinfachung

Startpunkte für digitale Fortschritte

Yammer bietet eine Plattform für die unternehmensweite Kommunikation und kann in Bezug auf Mobilität, Sicherheit und Compliance auf Microsoft 365 aufsetzen - lässt sich also über vertraute Wege wie Outlook oder Teams ebenso nutzen wie auch als App auf Mobilgeräten. Gerade bei flexibleren Arbeitszeitmodellen und mehr Remote-Arbeit hilft Yammer, wichtige Ankündigungen im ganzen Unternehmen bekannt zu machen. Yammer bietet aber auch Möglichkeiten, die Kommunikation zwischen Abteilungen, Schichtpersonal oder Standorten zu erleichtern und etabliert auch einen unkomplizierten Feedback-Kanal für die Teile der Belegschaft, die nicht primär an Büroarbeitsplätzen arbeiten. So gehen wichtige Ideen und wertvolle Erfahrungen der Basis nicht verloren, sondern können bei der weiteren Optimierung helfen - und helfen auch, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen.

Planner gehört zu Microsoft 365 und ist darüber mit Microsoft To Do, SharePoint und anderen Anwendungen verbunden. Daher lassen sich über die Aufgaben-App in Microsoft Teams alle Teamaufgaben aus Planner mit persönlichen Aufgaben aus Microsoft To Do verbinden. So ermöglicht Planner jedem Teammitglied die einfache Verwaltung seiner Aufgaben. Dabei helfen Aufgabenkarten mit Fälligkeitsterminen, farbkodierten Etiketten, Statussymbolen, Zuweisungen zu Personen, Kommentaren und Anlagen wie Dateien, Fotos oder Links: Alle Informationen, die benötigt werden, um eine Aufgabe zu erledigen steht damit an einer Stelle zur Verfügung. Und die Priorität der einzelnen Aufgaben ist ebenfalls sofort ersichtlich.

One Note sorgt für die papierlose, flexible Selbstorganisation. Es ist dazu in Aussehen und Funktion an das klassische Notizheft aus Papier angelehnt, bietet aber als digitale Version viel mehr Möglichkeiten - etwa, indem sich Audionotizen, Onlinevideos und Dateien einbinden oder im Web gefundene Inhalte mit einem Klick als Notiz speichern lassen. Um Ordnung zu schaffen, können Notizbücher in Abschnitte und Seiten unterteilt und Notizen, die auf die To-Do-Liste sollen, markiert, werden. Und auch die Weitergabe von Notizbüchern an Kolleginnen und Kolleginnen ist möglich.

SharePoint bietet zwar auch weitere Möglichkeiten für die alltägliche Zusammenarbeit, ist aber nicht im Alltag verhaftet, sondern dient darüber hinaus als langfristige Wissensplattform und bewahrt Informationen, Know-how und Einblicke über den Tag hinaus auf. Darüber hinaus bietet das Content Management in SharePoint die Möglichkeit, immer wieder benötigte Dokumente - etwa Bedienungsanleitungen, Notfallpläne, Produktdatenblätter oder Marketingunterlagen - sowie sich laufend verändernde Dateien - etwa Preislisten - zentral bereitzustellen. Damit haben alle jeweils Zugriff auf die aktuellste Version. Außerdem erlaubt SharePoint den Schritt zu digitalen Geschäftsprozessen, angefangen von einfachen Benachrichtigungen und Genehmigungsverfahren bis hin zu komplexen Betriebsabläufen.

Hier schließt sich nahtlos das Thema Low Code an, zu dem Microsoft KMU mit Power Automate und Power App seinen einfachen Zugang ermöglicht. Mit Power Automate lassen sich wiederholende Aufgaben und digitale Prozesse optimieren. Drag-and-Drop-Tools und Hunderte von vorgefertigten Konnektoren sorgen dafür, dass auch dazu kein oder kaum Code geschrieben werden muss. Power Apps sind Code-arme Apps, die Firmen helfen, Prozesse zu modernisieren oder neue Prozesse aufzusetzen.

Die durchschnittlichen Kosten für die Entwicklung einer App mit der Power Platform liegen um 70 Prozent unter denen herkömmlicher Codierungsmethoden. Damit werden sie auch für den Mittelstand finanzierbar. Ein Beispiel ist der Netzbetreiber bayernwerk. Statt mit Zettel und Klemmbrett wird heute der Zustand der Baustelle mit einer selbst erstellten App dokumentiert - und die erfassten Daten stehen direkt für Analysen und Vergleiche bereit. Von da ist es dann nur noch ein kleiner Schritt bis zur Nutzung von KI - was guten Gewissens schon als hoher Grad der Digitalisierung eines Unternehmens bezeichnet werden darf.

Auf die Plätze, fertig, digital!

Aristoteles hatte also Recht: "Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen". Wo man anfängt, lässt sich am besten durch ein offenes Ohr für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermitteln. Welche Möglichkeiten es überhaupt gibt, vermittelt die Skills4Mittelstand-Initiative. Sie macht Entscheider und Mitarbeiter in KMU fit beim Erfolgsfaktor Digitalkompetenz. Und zahlreiche Beispiele mittelständischer Unternehmen, die wichtige Schritte zu einem höheren digitalisierungsgrad bereits erfolgreich hinter sich haben, bieten wertvolle Inspiration für die eigene Reise.

Microsoft im Mittelstand